KAYAPINAR BELEDİYESİ ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK



I.BÖLÜM

GENEL HÜKÜMLER



AMAÇ

Madde 1- Bu yönetmelik, Belediye Kanunu ile tüm yasa, yönetmelik, talimatlar ve kararlar çerçevesinde, Diyarbakır Kayapınar Belediyesi Başkanlığı, Özel Kalem Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile kuruluş esaslarını, çalışma yöntem ve ilkelerini düzenler.



Madde 2- Bu yönetmelik hükümleri Diyarbakır Kayapınar Belediyesi Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğünde uygulanır.



YASAL DAYANAĞI

Madde 3- 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18/m Maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.



TANIMLAR

Madde 4- Bu yönetmelikte adı geçen;

Belediye Başkanı: Kayapınar Belediye Başkanını

Belediye: Kayapınar Belediyesini

Müdürlük: Kayapınar Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünü Müdür : Kayapınar Belediyesi: Özel Kalem Müdürünü

Personel: Kayapınar Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünde müdür tanımı dışındaki birim çalışanlarını (memur, özlemeli v.b.) ifade eder.



BÖLÜM II

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

Madde 5-

1-Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına Temsil Tören ve Ağırlama Bütçesi’ni kullanmak,

2-Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek

3-Belediye Başkanına ve müdürlüğe gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanması, arşivlenmesini; Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.

4-Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vb. önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek ve zaman ve yerlerini Belediye Başkanı’na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.b yerlerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek.

5-Belediye Başkanı’nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek.

6-Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanı’nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.

7-Belediye Başkanı’nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek.

8-Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,

9-Başkanı’nın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.

10-Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye’de hizmet veren tüm Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu Müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek.

11-Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek.

12-Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek.

13-Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek



İŞ İLİŞKİLERİ

Madde 6-

A) Kuruluş içindeki ilişkileri


a) Başkanlık ve Başkan Yardımcıları Birimleri

b) Belediye Bölüm Müdürlükleri

B) Kuruluş dışındaki ilişkileri


a) İlgili bakanlıklar, kurum ve kuruluşlar

b) Beldedeki muhtarlar

c) Beldede yaşayan vatandaşlar

d) Sivil Toplum Kuruluşları



ÖZEL KALEM MÜDÜRÜ

Madde 7-

A) Kuruluş içindeki yeri

a) Talimat alacağı Makam : Belediye Başkanı

b) Talimat vereceği Personel : Müdürlük Personeli



B) Görev, Yetki ve Sorumlulukları

a) Başkanlık Makamınca Müdürlüğe verilen yetkileri kullanarak, Madde 5’te belirtilen tüm görevlerin yerine getirilmesini sağlamakla yükümlü olup, Başkanlık Makamına karşı sorumludur.

b) Müdürlükle ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaların yapılıp, dosyalanıp, arşivlenmesini sağlamak.

c) Başkanlık Makamından alacağı emir ve talimatları müdürlük personeline iletmek ve uygulanmasını izlemek.

d) Müdürlük personelinin çalışmalarını düzenlemek ve denetlemek.





PERSONEL

Madde 8-

A) Kuruluş içindeki yeri

a) Talimat alacağı Makam: Müdür



B) Görev, Yetki ve Sorumlulukları

a) Yurt dışından belediyeye gelen yabancı kişi ve kuruluşlarla iletişimi sağlamak.

b) Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar ve memurları vasıtasıyla yaptırırlar.

c) Müdürlüğe gelen giden evrakların, dosyaların diğer belgelerin kayıt havale dosyalama işlemlerini yürütür.

d) Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararları deftere işleyerek incelemeye hazır hale getirir.

e) Müdürlüğün işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması personelin özlük hakları yazışmaları, tahakkuk işleri, demirbaşındaki malzemelerin kayıtlarını tutar. Yılsonunda döküm hazırlar.

f) Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta işlem yapar.

g) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak cevap verir ve ilgililere aktarır.

ğ) Görev unvanına uygun olan ve amirin istediği diğer işleri yapar.

h) Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.



BÖLÜM III

DİĞER HÜKÜMLER



Madde 9- Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisince kabulü ve onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.



Madde 10- Bu Yönetmeliği Diyarbakır Kayapınar Belediye Başkanı yürütür.



Belediyemizin Özel Kalem Müdürlüğünün Kuruluş, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esaslarını belirleyecek birim yönetmeliğinin güncellenmesine ilişkin düzenlenen Yönetmelik taslağı uygun görülerek oy birliğiyle karar verildi.

1) Müdürlüğü başkanlık huzurunda temsil eder.
2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.
3) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.
4) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.
5) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar.
6) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri
olup memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.
7) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
8) Müdürlük Bünyesinde görev yapan şefliklerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında
ve doğru olarak yerine getirilmesini, Belediyede çalışan personelin özlük işlemlerinin mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlar.
9) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
10) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.